Jednostka niewpisana do rejestru przedsiębiorców KRS (np. OSP wpisana wyłącznie do rejestru stowarzyszeń KRS) ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego wyłącznie w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej, oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości.
Oznacza to, że sprawozdanie musi być sporządzone w formie jednego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego (np.: format word), pliku graficznego (np. jpg, pdf). Do tej pory takie sprawozdanie musiało być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.
Powyższe stanowisko sprawiało, że wszyscy członkowie zarządu OSP zobowiązani byli do uzyskania możliwości składania podpisów elektronicznych, co w istotny sposób mogło obciążyć finansowo OSP, bądź jej członków.
Ministerstwo Finansów wspólnie z Ministerstwem Cyfryzacji opracowało narzędzie umożliwiające podpisanie sprawozdania finansowego przez członków zarządów bezpłatnym podpisem elektronicznym – profilem zaufanym (e-puap).
Uwaga:
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych zgodnych z rozporządzeniem do ustawy o rachunkowości (czyli składające się z bilansu, rachunku zysków i strat, wprowadzenia i informacji dodatkowej – zgodnych z wzorem Ministerstwa Finansów) nie dotyczy tych organizacji, które skutecznie zawiadomiły w styczniu 2018 r.lub 2017 r.naczelnika urzędu skarbowego o przejściu na uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK). Składają one jedynie CIT – 8 do Urzędu Skarbowego.